Estamos viendo cómo las grandes empresas y multinacionales están adoptando en estos últimos días medidas de prevención y planes de contingencia ante esta crisis global y las medidas extraordinarias en salud pública por el Coronavirus: ¿Las Pymes cómo debemos prepararnos y afrontar la situación?

1. Estar informados para saber la situación real y los planes elaborados por las administraciones locales, autonómicas y estatales

Es muy importante que la toma de decisiones en situaciones de crisis esté basada en una información veraz. En este caso, hacer un seguimiento de los bulos o la información inexacta o partidaria que se pueda estar vertiendo, puede llevar a tomar decisiones precipitadas o equívocas. Es primordial hacer un seguimiento de la información que ofrecen tanto las organizaciones y administraciones competentes.

2. No replicar planes de terceras compañías y adoptar uno propio

Cada sector de actividad, cada situación geográfica, incluso cada negocio, por su propia idiosincrasia, deberá adoptar su propio plan. Recurrir al “como lo hacen así esta empresa lo hago yo igual”, puede llevar a toma de decisiones no correctas, que pongan en peligro, sin causas objetivas, la continuidad de nuestro negocio. Es esencial delimitar nuestra situación individual y no dejarse llevar por las actuaciones de terceros o aquellas decisiones que se ponen de moda por ser generalizadas.

3. El bloqueo y la inacción no es una opción

Es evidente que las situaciones que se dan ante un plan de contingencia evidencian la existencia de crisis y problemas. La naturaleza humana nos predispone para bloquearnos ante el miedo, pero es evidente que no podemos pensar en la gestión de una situación de crisis paralizados, por tanto, la calma es un factor determinante en la gestión, tomar decisiones en frío, ayudarán a la hora de la elaboración de estos planes de contingencia. Tampoco podemos caer en la inacción, bien pensando que esto no va con nosotros como Pymes o bien por un estado de despreocupación pensando que ya pasará.

4. Planificar y preparar el plan de acción en distintos escenarios

Tengamos una sensación o sentimiento positivo o negativo, debemos aplicar máxima objetividad en un plan de contingencia. Tendremos que poner imaginación para intentar valorar los posibles distintos escenarios. No podemos cerrar ninguna opción y ante distintas estimaciones de las posibles situaciones que se nos presenten, tendremos que tener distintos escenarios.

5. Ordenar los posibles impactos del plan de contingencia

Cualquier plan de contingencia debería como mínimo tener en consideración los siguientes impactos y qué prevención establecer ante los mismos y de forma ordenada.

a) Impacto laboral

Al tratarse de una crisis de carácter sanitario, lo primero que tenemos que trabajar es en el impacto que esta situación puede tener ante nuestros trabajadores. Cómo puede afectarles desde un punto de vista personal, emocional y profesional. No sirve de nada establecer planes de continuidad comercial, financiera o productiva, sin tener en cuenta cómo solucionar los problemas de nuestro factor humano en la empresa.

b) Impacto productivo o de continuidad de servicio

Todo plan de estas características deberá delimitar cuáles son los impactos de producción o continuidad de servicio, en su caso. Cada sector de actividad tendrá sus propios atributos productivos, de distribución o sus medios para ofrecer un servicio. Es necesario estudiar el impacto para posteriormente adoptar medidas concretas.

La capacidad productiva es un problema que muchas veces las Pymes no hemos contemplado. Siempre hemos adaptado de forma rápida nuestras necesidades en épocas de expansión, pero también debemos prestar atención a qué impacto puede tener en nuestra capacidad dicha situación de crisis.

c) Impacto en las ventas

Esta problemática no afectará por igual, si la gestión de personal y el impacto productivo o de continuidad de servicio es común a muchas Pymes, el impacto comercial dependerá de los sectores de actividad. Algunas pueden ver incrementadas sus cifras de negocio a corto plazo, todas aquellas que dependan de la cadena de suministro de alimentación en el sector no HORECA, pueden verse desbordadas en el corto plazo por un incremento de sus ventas, así como otros sectores, pero lo que hoy es expansión mañana puede ser retroceso. A la inversa, muchos sectores se contraerán en el corto plazo, aunque podrán tener una expansión posteriormente pasada la crisis, como puede darse en el sector de la formación.

Hay que ser muy disciplinados en buscar dónde podemos seguir siendo competitivos, habrá sectores de actividad que estarán, literalmente, en un estado de hibernación total, por tanto, o se buscan nuevas oportunidades de negocio o el impacto deberá cuantificarse para tomar medidas drásticas en las Pymes. Es necesario y de vital importancia, la generación de escenarios de forma espacial en este tema, así alcanzaremos la dimensión del impacto y podremos corregirlos en función a cada situación temporal.

d) Impacto Económico-Financiero

Aun cuando parezca la más preocupante para garantizar un buen plan de contingencia, sin olvidarnos de la obligación y tenerla siempre presente, nuestra situación económico-financiera se verá condicionada por la ejecución de los planes de contingencia en las anteriores materias. No por la gravedad que se supone tienen esas consecuencias económicas debemos priorizar y focalizar todo en ellas. En este camino de sufrimiento económico, si podemos aguantarlo solos, perfecto, pero si vemos que no es así, tendremos que buscar aliados que nos lleven a sobrepasar la crisis económica que a buen seguro se nos avecinará en el corto plazo. Aquí debemos de depositar un grado de confianza en las Políticas Económicas y en los proveedores de liquidez para nuestras Pymes, los Bancos.

6. Qué no podemos olvidar

a) Las personas, lo primero

Si nosotros como directivos o empresarios tenemos miedo, ¿qué no deben estar sintiendo nuestros equipos? Un comportamiento contra instintivo y sobre todo, la transparencia hacia la organización son fundamentales. Transmitir calma es el principio para que las acciones y los planes se ejecuten de forma adecuada. Las Pymes conocemos bien las necesidades de cada uno de nuestros empleados desde un punto de vista familiar y emocional. Tenemos que saber gestionar esta situación. Nunca debemos poner en riesgo la salud de nuestros trabajadores, contemplando aquellas medidas que sean necesarias para salvaguardar su bienestar. Seguir los consejos y recomendaciones de las autoridades sanitarias es una obligación, no es una opción.

b) La revisión diaria de las acciones implantadas y equipos para el seguimiento

Tenemos que tener una revisión diaria de nuestros planes. Aquí será fudamental, que siempre que nos sea posible por el número de personas que componen la Pyme, generar un equipo de seguimiento del plan. Tomar decisiones basadas en una inteligencia colectiva ayudará a que estas sean más sólidas. Las Pymes tenemos una facilidad para adaptarnos a los cambios, por tanto, no tengamos ningún reparo en modificar nuestra estrategia cuantas veces sea necesario ante esta situación de contingencia.

Ante toda crisis, existirán oportunidades, esperemos que esta la sobrepasemos, primero pensando en las personas, por tanto, con salud, y desde un punto de vista económico y empresarial, que sea una oportunidad para cambiar formas de gestionar nuestros negocios que nos hagan más eficaces y competitivos.