Con el ascenso de las redes sociales muchas empresas prestan gran atención a su forma de comunicar. Su objetivo fundamental es adaptar el mensaje a cada canal, ya sea Twitter, Facebook, Instagram, blog o página web. Dependiendo del target, se utiliza un lenguaje más formal o informal y una estructura más o menos cuidada. Sin embargo, la comunicación de los portavoces de una empresa/organización se descuida en la mayor parte de los casos.

Mónica Pérez de las Heras, directora de la Escuela Europea de Oratoria, destaca que uno de los mayores errores, “es que la gente no se prepara las intervenciones en público. Hablar no es abrir la boca, es mucho más, es transmitir. Se necesita entrenamiento y mucha preparación”.

Hay cientos de ejemplos: Ponentes que solo se limitan a leer las diapositivas, otros que solo utilizan tecnicismos, o son repetitivos, o el famoso `duerme cunas` (su tono de voz adormece al público) sin olvidarnos del que solo habla de los logros de la empresa… Por eso, para no ser como ellos se necesita estudiar, planificar y estructurar el mensaje que se quiere dar.

Pablo López, profesor de Oratoria en Usa la Palabra, explica que la formación de portavoces en empresas va en aumento, pero no en la buena dirección. En palabras de López, “el portavoz suele ser un alto cargo de la empresa, es decir, primero cargo y luego portavoz, cuando lo idóneo es tener a un experto en esa faceta. ¿Por qué? Porque la portavocía no se puede centrar solo en la gestión de crisis (eso hace que los mensajes sean más cerrados y unidireccionales) sino que debe estar alineada con la marca de la empresa y tener una línea de actuación fijada”.

¿Cuál es la última intervención que te ha marcado? ¿La recuerdas? Intenta recrear cuáles eran  esas aptitudes y rasgos carismáticos de ese portavoz que hizo que sus palabras sigan retumbando en la cabeza. Steve Jobs siempre dejaba al público boquiabierto con sus presentaciones directas, cercanas y emocionantes. Uno de sus secretos era enumerar y separar las ideas para facilitar al público la comprensión.

Introducción expectante

Ponerse en el lugar del oyente es primordial. Si ya es difícil batallar con las distracciones del público, en la era digital aún lo es más. Los asistentes tienen a su disposición sus dispositivos móviles, redes sociales, correo, aplicaciones… así que hay que evitar que los usen para que no pierdan la atención.

La forma en la que se comienza un discurso es un factor fundamental. Es la mejor manera de lograr que el público se quede atento a la intervención. La curva de atención del público forma una U. Al principio de la intervención todo el mundo concede la atención al portavoz pero conforme pasan los minutos se va perdiendo hasta volver a recuperarse al final de la ponencia. De esta manera, el mensaje clave tiene que ser expuesto al principio y al final de la intervención.

Mónica Pérez de las Heras,  explica la importancia de sorprender al público para que no se aburran. “Buscar un buen inicio, no empezar por lo típico, utilizar una frase impactante, una anécdota personal o incluso utilizar el humor son buenas técnicas para iniciar de formar efectiva la presentación” enumera Mónica Pérez de las Heras.

En la misma línea, Pablo López expone que la comunicación debe crear constantemente expectativas para que el mensaje llegue del modo que deseemos. Asimismo, puntualiza la importancia de interactuar con el público. “Tiene que haber un feedback constante, donde pueda haber un diálogo con lenguaje no verbal, no tiene que ser necesariamente un diálogo hablado” afirma López.

La importancia de separar las ideas

Dividir la presentación en bloques bien definidos es una buena forma para que el público no pierda la atención.  La comprensión por parte de la audiencia es mayor cuanto más estructuradas están las ideas. De esta manera, utilizar frases cortas, sencillas y con un ritmo de unas 130 palabras por minuto es garantía de éxito.

En este apartado, las empresas suelen manejar muchos datos que pueden llegar a aburrir al público. Para evitarlo, se puede utilizar la comunicación analógica, es decir, describir los datos con imágenes para crear una carga emocional más sólida al discurso. Por ejemplo, no es lo mismo decir 10 kilómetros que 100 campos de fútbol.

Pablo López explica, “el mensaje siempre tiene que incorporar un foco de atracción, es decir, elementos desde palabras a gestos pasando por imágenes o comportamiento, que hacen que el receptor recuerde al mensaje o al portavoz”.

Cierre decisivo

El final de la intervención es un punto clave en la cúspide de la capacidad de atención del público. Este apartado no tiene que durar más de dos minutos y debe impactar a los asistentes. Aquí hay que volver a repetir el mensaje clave, pero esta vez de una manera más creativa para persuadir a la gente. Muchas empresas utilizan su eslogan para conmover. En caso de que la empresa no lo tenga, hay que ser capaz de resumir la idea esencial en no más de una frase. 

Mónica Pérez de las Heras da tres claves para conseguir el éxito: “Ser tu mismo (naturalidad), no creerte más que nadie (humildad) y contar las cosas con entusiasmo (pasión)”. Por eso, a la hora de armar de contenido la intervención, empezar por el final es clave. ¿Qué mensaje quiero que recuerden cuando haya finalizado mi presentación? En definitiva, los factores fundamentes para que el mensaje sea eficaz son buscar los objetivos que se quieren conseguir, analizar el contenido que narrar y estudiar la forma y la estructura del discurso.